Vergleich: Blog, Wiki, Forum

Wikis, Blogs und Foren etablieren sich immer mehr als sinnvolle Alternativen beziehungsweise Ergänzungen zu herkömmlichen Wissens-Management-Systemen. Blogs, Wikis und Foren eignen sich besonders, um die „kollektive Intelligenz“ eines Unternehmens zu nutzen. Der Nutzen dieser Tools liegt in der Partizipation der Anwender. Nur wenn alle Beteiligten sich aktiv einbringen wollen und ihr Wissen miteinander teilen, kann das Potenzial auch ausgeschöpft werden. Dies setzt eine Unternehmenskultur voraus, in der Offenheit und transparente Prozesse gefördert werden und jeder Einzelne bereit ist, sein Wissen den anderen verfügbar zu machen - auf allen Hierarchieebenen.

Obwohl sie grundsätzliche Merkmale von Web 2.0 wie Informationsaustausch, kurze Publikationswege, Transparenz oder Einfachheit teilen, unterscheiden sich Wikis, Blogs und Foren in einigen wesentlichen Aspekten. Manche dieser Tools eignen sich deshalb für bestimmte Aufgaben besser als andere. Die Frage, ob es sich lohnt, den Mitarbeitern so viele Kanäle wie möglich zum Austausch zur Verfügung zu stellen, oder ob es genügt, nur ein Unternehmens-Weblog aufzusetzen, kann deshalb pauschal nicht beantwortet werden.

Bei einem Wiki handelt es sich um eine Sammlung einzelner Dokumente, meist aufgeteilt in Paragrafen, die es verschiedenen Autoren ermöglicht, einen gemeinsamen Text zu entwickeln, zu editieren und Änderungen jederzeit nachzuverfolgen. Enterprise-Wikis eignen sich immer dann, wenn komplexe und qualitativ anspruchsvolle Texte durch eine Reihe von Personen an unterschiedlichen Standorten bearbeitet respektive entwickelt werden sollen und die Validierung dezentral erfolgen kann. Beispiele dafür sind Besprechungsprotokolle, Anleitungen und Spezifikationen. Statt aktualisierte Versionen per E-Mail oder gar in Papierform zwischen allen Beteiligten hin- und herzuschicken, können Projektmitarbeiter die Änderungen direkt in dem zentral abgelegten Dokument vornehmen.

Da die einzelnen Entwicklungsstadien jederzeit nachvollziehbar sind, entsteht eine totale Transparenz: Jeder kann sofort sehen, wer was wann beigetragen oder geändert hat. Auch Kunden können in diesen Prozess einbezogen werden und ihre Vorschläge direkt in das Dokument einpflegen. Dadurch wird jenen Missverständnissen vorgebeugt, die entstehen, wenn Änderungen separat etwa in einer E-Mail oder telefonisch von einem Dritten in die eigentliche Datei eingepflegt werden müssen. Aufwändige Abstimmungsprozesse entfallen, und die aktuellste Version ist immer an derselben Stelle für alle erreichbar.

Im Gegensatz zu Wikis gibt es bei einem Blog in der Regel nur einen Autor, der Einträge, so genannte Postings, verfasst und nachträglich nicht mehr ändert. Der Verfasser gibt so die Themen, über die diskutiert wird, vor. Eine große Zahl an Lesern kann die chronologisch geordneten Einträge per Stichwort, über Kategorien oder nach vergebenen Tags durchsuchen und kommentieren. Der Vorteil: Der Autor erhält so unmittelbares Feedback der Leser, und die Kommentare sind für alle User in der Reihenfolge ihrer Entstehung unmittelbar sichtbar, was eine Diskussion und damit Wissen entstehen lässt.

Wie bei allen anderen Social-Software-Tools steht und fällt auch ein Blog mit der Beteiligung der Leser als Kommentatoren. Sind die Mitarbeiter nicht bereit, Beiträge kritisch zu kommentieren, zu hinterfragen und Gedankengänge innerhalb des kollaborativen Netzwerks weiterzuführen, lohnt sich die Investition in ein Unternehmens-Blog nicht.

Zudem muss der Autor zum Dialog einladen und diesen führen wollen. Unter den richtigen Voraussetzungen sind Blogs jedoch einmalig darin, unstrukturierte, bruchstückhafte Informationen zu bestimmten Themenbereichen zu erfassen, die andernfalls verloren gegangen wären. Deshalb eignen sie sich auch vor allem dann, wenn es darum geht, in Form eines Brainstormings schnell kreative Ideen für Projekte zu generieren und zu sammeln oder eine Best-Practices-Wissensdatenbank aufzubauen.

Foren bieten eine intuitive Umgebung, in der Menschen Informationen austauschen und schnelle, unkomplizierte Frage-Antwort-Dialoge moderieren können. Wie Blogs sind Foren themenorientiert, dienen aber eher der Diskussion der Nutzer untereinander und sind in sich in unterschiedliche Themenbereiche strukturiert.

Anders als bei Blogs können Mitarbeiter über Kommentare hinaus auch selbst Gesprächsfäden starten und so die Themen, die sie beschäftigen, vorgeben und organisieren. Foren ermöglichen einer größeren Zahl von Mitarbeitern, selbst Informationen und Meinungen zu publizieren. Dies kann dazu führen, dass die Übersicht schnell verloren geht. Mittels Benachrichtigungen oder als Abonnement werden Nutzer sofort informiert, wenn ein neuer Beitrag oder Kommentar zu einem bestimmten Themenbereich geschrieben wurde. Im Gegensatz zur gefürchteten „Mail an alle“ erreichen gezielt abonnierte Neuigkeiten nur die relevanten Leser und ermöglichen so eine individuelle, effektive Informationsversorgung.

Blogs und Wikis erfolgreich im Unternehmen einsetzen
Was unterscheidet Weblogs von Wikis?

— Autor: Jürg Stuker 03.12.2007, 16:28