Enterprise-RSS
Informations-Management mit RSS
Das Syndication-Format RSS gilt schon länger als interessanter Kandidat für die Informationsverteilung in Unternehmen. Im Gegensatz zu E-Mail gilt RSS als Pull-Medium, weil der Nutzer über das Abonnieren von Feeds selbst bestimmt, welche Nachrichten er erhalten will. Anders als bei Push-Diensten ist er damit nicht der unaufgeforderten Zusendung von Informationen ausgeliefert. Außerdem eignet sich RSS aufgrund seiner XML-Struktur und seiner maschinenlesbaren Form besonders gut für die Indexierung durch RSS-Suchmaschinen.
Der Durchbruch von RSS als Mail-Alternative in Unternehmen hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab. Zum einen müssen ausreichend viele Informationsquellen ihre Daten in diesem Syndikation-Format anbieten. Außerdem benötigen Unternehmen RSS-Server, die sich zentral verwalten lassen und die das Management von Feeds erlauben.
Datenquellen erschließen
RSS-Feeds eignen sich in der Firmen-IT für mehr als nur Blogs und Wikis. Die Fähigkeit von RSS, Anhänge (“Enclosures“) zu transportieren, eröffnen dem XML-Format stets neue Anwendungsmöglichkeiten, etwa zum Verteilen von Audiodateien (Podcasts) oder Videos. Enclosures sind nicht Teil des Feeds, sondern lediglich Metadaten wie Format, Länge sowie URLs, wo die Dateien abzuholen sind.
Typische andere Quellen im Unternehmen sind die Verteilung von Leads in Vertrieb und CRM. Unternehmen wie Salesforce.com nutzen diesen Weg bereits ausführlich in ihrem System. Microsofts Sharepoint 2007 und Notes/Domino 8 unterstützen ebenfalls den Zugriff via RSS. KnowNow, einer der Anbieter von Enterprise-RSS-Servern, kann mit „LiveAdapter“ Datenbankabfragen als RSS-Feeds zu erzeugen.
n/software hat sich mit seinem RSSBus auf die Einbindung von internen und externen Quellen spezialisiert. Eine ganze Reihe von Schnittstellen wurde bereits integriert, wie beispielsweise die Abfrage von UPS- und Fedex-Paketinformationen, Datenbanken, „SugarCRM“, „Dabbled“, „Google Apps“, Zugriff auf die Suchmachine „Apache Lucene“, Amazon sowie Outlook und diverse Services von Yahoo. Die Konnektoren für RSSBus können auch selbst erstellt werden, und damit steht der Abfrage von Warenwirtschaft, Produktionsplanung oder auch Enterprise Information Systemen nichts mehr im Weg.
Anwendungen für Enterprise-RSS
Mittlerweile nutzen Unternehmen diese Technik, um die Konkurrenz zu beobachten oder die Erwähnung eigener Markennamen zu verfolgen. Auf diese Weise können sie nachvollziehen, was im Web mit seinen stetig wachsenden Inhalten über das Unternehmen und die Marken geschrieben wird. Es handelt sich dabei um eine Marktforschung der anderen Art, die zwar nicht unumstritten ist, aber dennoch den Vorteil hat, dass ein Unternehmen seine Außensicht überprüfen und gegebenenfalls auch beeinflussen kann. PR, Marketing und auch die IT-Abteilungen sind prädestiniert für den Einsatz von RSS. Sie müssen viele Informationsquellen regelmäßig sichten, und das lässt sich über manuelles Ansteuern von Websites nicht bewältigen.
RSS-Server
Diese Software übernimmt die Aufgabe des Einsammlers und Aufbereiters. Das RSS-Backend fungiert wie ein Proxy-Server als der einzige Außenkontakt, der hinter der Unternehmens-Firewall auf die RSS-Feeds im Internet zugreifen kann. Zusätzlich entsteht ein zentrales Repository für Feeds und Inhalten für den internen Gebrauch.
Funktionsweise
Der Enterprise-RSS-Server wird hinter der Unternehmens-Firewall installiert. Ähnlich einem Proxy-Server, der die von den Mitarbeitern abgerufenen Web-Seiten zwischenspeichert, dient der RSS-Server als Bindeglied zur Außenwelt. Zusätzlich kann die Software Feeds filtern und aufbereiten.
Dabei lassen sich die RSS-Kanäle auch mit Zugriffsrechten versehen, die der Administrator zentral festlegt. Dafür sollten die Server mit Verzeichnisdiensten zusammenarbeiten können, denn kein Administrator möchte die Zugangsdaten mehrfach pflegen. Ein zentrales Angebot hilft zudem den Mitarbeitern bei der Auswahl passender Feeds, die ihren Interessen und Arbeitsgebieten entsprechen. Ein RSS-Server kann Feeds sowohl aus internen als auch externen Quellen verwalten.
Durch die zentrale Bereitstellung der Feeds ergeben sich weitere Vorteile, weil sich die Lesegewohnheiten der Mitarbeiter auswerten lassen. Auf dieser Grundlage können wenige genutzte Feeds abbestellt oder das Angebot bei häufig nachgefragten Themen ausgebaut werden.
Individuelle RSS-Reader versus RSS-Server
| Individueller RSS-Reader | Enterprise RSS-Server | |
|---|---|---|
| Benutzer | Eigene Installation oder Rollout durch Admin, sonst keine Kontrolle | Integration mit vorliegenden Benutzerverwaltung wie Active Directory, LDAP oder ähnlichem |
| Feeds | Jeder kann beziehungsweise muss Feeds selbst hinzufügen | Feeds können zentral bereitgestellt werden. Benutzergruppen können unterschiedliche Feeds zugewiesen werden. |
| Auswertungen | Keine Möglichkeit die Lesegewohnheiten auszuwerten | Lesegewohnheiten können ausgewertet werden. Viel gelesene Feeds können beworben werden. Feeds ohne Leser können gestrichen werden. |
| Suchfunktionen | Intern im RSS-Reader nur über die abonnierten RSS-Feeds | Zentrale Stichwortsuche, entsprechende Ergebnis-Feeds lassen sich abonnieren. |
| Gruppierung/Tagging | Feeds müssen selbst in Gruppen bzw. mit Hilfe von Stichworten (Tagging) eingeteilt werden. | Social Tagging für Feeds ermöglicht anderen Mitarbeitern interessante Feeds zu entdecken. Bildung von Taxonomien. |
| Interne Feeds | Interne Feeds können nur auf Zuruf eingebunden werden. | Zentrale Einbindung von internen Feeds, die aus Portalen, CRM oder Warenwirtschaft kommen, können ebenso zur Verfügung gestellt werden wie Feeds von internen Blogs oder Wiki-Anwendungen. |
| Sicherheit | Passwortgeschützte Feeds können nur durch Preisgabe der Passwörter eingebunden werden. | Passwortgeschützte Feeds können vom Administrator eingebunden werden und Passwörter müssen nicht bekannt gegeben werden. |
Übersicht über RSS-Server
Die Auswahl an RSS-Server für den Einsatz in Unternehmen konzentriert sich im Augenblick auf vier amerikanische und einen deutschen Hersteller.
NewsGator Enterprise Server
NewsGator, das hierzulande auch durch den „FeedDemon“ beziehungsweise durch das Outlook-Plugin „NewsGator“ bekannt ist, bietet seit einiger Zeit den NewsGator Enterprise Server (NGES). Er lässt sich mit Microsoft Exchange oder in das Active Directory sowie LDAP-Verzeichnissen integrieren. Damit können Systemverwalter die Benutzer mit ihren Zugriffsrechten pflegen. Der NGES bietet sowohl ein Web-Interface zum Lesen der Feeds, als auch die bekannte Outlook-Erweiterung sowie den Stand-alone-Client FeedDemon für den Desktop. Seit neuestem kommt auch eine mobile Lösung hinzu. NGES verlangt als Umgebung einen Microsoft Windows Server 2003, den IIS und einen SQL Server 2005.
Attensa Feed Server
Ein besonderes Merkmal des Attensa Feed Server ist seine Fähigkeit, Feeds zu analysieren („AttentionStream“). Dabei spielen sowohl Lesegewohnheiten, als auch Anzahl der Feeds pro Leser und im Gesamtsystem eine Rolle. Die Auswertungen lassen sich gezielt dazu einsetzen, Feeds als obligatorisch zu kennzeichnen. Auch Attensa bietet unterschiedliche Clients für Outlook, den Einsatz auf BlackBerrys sowie ein Web-Frontend. Ebenso wie bei NGES findet auch hier ein Abgleich zwischen den unterschiedlichen Plattformen statt, so dass das System Beiträge als „gelesen“ kennzeichnet, sobald sie von irgendeinem Client abgerufen wurden. Attensa lässt sich ebenfalls mit Microsoft Exchange integrieren, setzt es aber nicht voraus.
KnowNow Enterprise Syndication Solution (ESS)
KnowNow bietet ebenfalls die Integration mit LDAP und Active Directory für die Benutzerverwaltung. Zugriffsrechte lassen sich sowohl auf Benutzer- als auch auf Gruppen- und Kanalebene verwalten. Zum Lesen steht der Browser-basierende und konfigurierbare „SpeedReader“ zur Verfügung. Zusätzlich enthalten ist „SpeedWriter“, mit dem Inhalte auch publiziert werden können.
Mit Hilfe des LiveAdapters von KnowNow lassen sich Datenbankinhalte als RSS-Feeds veröffentlichen, so dass die Mitarbeiter beispielsweise Wareneingänge und -ausgänge überwachen können oder Warnungen für Grenzwert über- oder Unterschreitungen erhalten.
EasyByte Enterprise RSS Server (ESS)
EasyByte setzt auf einer ASP.NET Applikation auf, die klassischer Weise unter Windows 2000 oder 2003 Server installiert wird, und bietet ebenfalls die Möglichkeit zur Integration mit LDAP und Active Directory. Praktisch ist der EasyByte Ticker, mit dem eingehende Inhalt in Form eines Ticker Tapes auf dem Desktop angezeigt werden können.
Mittels einer integrierten Kommentar-Funktion lassen sich Inhalte auf Desktopebene vom Benutzer en und um Kommentare anreichern, wodurch sich EasyByte auch zur unternehmensweiten multi-direktionalen Kommunikation eignet.
Davidzehn Server von Tobit
Der jüngste Kandidat für den Einsatz von Server-basierenden RSS-Feeds wird von Tobit angeboten. Die Software ist kein spezieller RSS-Server, sondern wurde in die Fax- und E-Mail-Anwendung „David“ integriert. Über den Tobit-Client lassen sich die Feeds lesen. Zusätzlich kann David auch zum Erzeugen von Feeds genutzt werden, um nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Interessenten mit Informationen per RSS zu versorgen.
RSS-Suchmaschinen
Datenquellen
Häufigste Quellen für solche Dienste sind Feeds von Nachrichten-Sites und Weblogs. Dabei können sie auf so genannten Ping-Server zurückgreifen. Es handelt sich dabei um Services, die von Blog-Software oder Content-Management-Systemen benachrichtigt werden, sobald neue Inhalte erscheinen.
Funktionsweise
Im Gegensatz zu Web-Suchmaschinen wie Google, Yahoo oder MSN, die das ganze Web ständig neu nach geänderten Inhalten mit Ihren Robots durchwühlen, haben RSS-Suchmaschinen daher den Vorteil, dass sie über neu publizierte Texte sofort Bescheid wissen und diese schneller in den Index aufnehmen können. Technorati ist einer dieser Spezialanbieter, der nach eigenem Bekunden über 80 Millionen Blogs auf diese Weise beobachtet. Für Unternehmen bieten diese RSS-Services einen reichen Fundus zur Überwachung der eigenen Außenansicht, die zum Ego-Surfing-Repertoire eines Unternehmens gehören sollte.
