Enterprise-Wiki

Unter Enterprise Wikis versteht man Wiki-Engines, die auf den Einsatz in Unternehmen und Organisationen hin optimiert sind. Im Englischen ist auch der Ausdruck Corporate Wiki geläufig.

Das heißt konkret, Enterprise Wikis sind gekennzeichnet durch

• zahlreiche Erweiterungen (z. B. Rechtesystem oder PDF-Export)
• besondere Nutzerfreundlichkeit
• Einbettung ins Intranet, Hostingangebote sind eine noch sehr junge Erscheinung
• erweiterte Suchfunktionalität
• Einsatz neuester Softwaretechnologien wie Ajax

Wikis sind vielfältige Kooperationsplattformen. Sie kommen in Unternehmen in erster Linie als Dokumentationstools zum Einsatz. Meistens verwenden IT-Abteilung ein Wiki; beispielsweise zur Dokumentation für den First- und Second-Level-Support. Aber auch alle anderen Abteilungen profitieren von den Wissensplattformen: Hier lassen sich Informationen über Kunden und Kooperationspartner sammeln, Workflows oder Qualitätsstandards festlegen. Ob Unternehmenslexikon, Support-Dokumentation, IT-Betriebshandbücher, Notfallhandbücher oder Styleguides: Die Anwendungsgebiete sind eigentlich unbegrenzt.

Und doch gibt es zumindest eine technische Einschränkung: Für Anwendungen, die auf strukturierten Daten, wie Adressenverwaltungen, sortierbare Preis- oder Literaturlisten beruhen, sind Wikis nicht gemacht. Nun können auch Wikis grundsätzlich mit strukturierten Daten versehen werden und arbeiten teilweise auch damit, aber hier ist es besser, Wikis mit Anwendungen zu kombinieren, die diesen Anforderungen besser genügen.

Besonderen Wert haben Wikis für die Veränderung der Firmenkultur. Mit Wikis lassen sich nicht nur Brücken zwischen verschiedenen Datenbeständen schlagen. Ebenso werden Abteilungen, Filialbetriebe und Produktionsstandorte vernetzt. Diese Integrationsleistung wird von vielen Managern begrüßt. Weitaus mehr Vorbehalte bestehen gegenüber der Wiki-Philosophie, die den Nutzern erhebliche Freiräume zugesteht. Dass Gestaltungsfreiräume, Selbstbestimmung und Selbstorganisation Bedingungen einer produktiven Community und damit eines effizienten Wissens-Managements sind, ist weithin noch nicht verstanden.

Dabei lohnt sich der Einsatz eines Wikis eigentlich immer, allerdings muss es mit den konkreten Arbeitsprozessen harmonisiert werden.

Projekte mit Intranet-Wikis stehen vor ganz spezifischen Herausforderungen. Gefragt sind häufig abgetrennte Bereiche für Abteilungen, selbstredend mit einer feinkörnigen Zugriffskontrolle. Darüber hinaus hat man es in Firmen mit heterogenen Softwarelandschaften zu tun, in die das Wiki eingepasst werden muss. So gehören LDAP-Erweiterungen für die Benutzeranmeldung mittlerweile zum Standard.

Herausfordernd ist auch die Vielfalt der im Intranet vorhandenen Datenformate. Viele relevante Daten und Informationen sind bereits an anderen Orten, beispielsweise in Office-Dokumenten, gesammelt und sollen ins Wiki eingepflegt werden. Gerade hier tun sich die Systeme noch schwer. Erste Erweiterungen für den Import gibt es schon, so z.B. für das MediaWiki. Diese können aber nur einfache Formatierungen übernehmen. Kalkulierte Tabellen oder Präsentationen: Fehlanzeige. Einen großen Schritt macht hier das kommerzielle Wiki JotSpot – mittlerweile von Google aufgekauft –, das Wiki-Seiten in Typen wie Spreadsheet, Web Page oder Calendar einteilt, und somit der Office-Welt annähert.

Neben diesen technischen Anforderungen unterscheidet sich vor allem das soziokulturelle Umfeld in Unternehmen völlig von dem öffentlicher Wikis. Wiki-Projekte haben es in Unternehmen mit klaren Befehlshierarchien und Kontrollmechanismen zu tun. Es gibt andere Anforderungen an die Qualitätssicherung und festgelegte Verantwortlichkeiten. Interne Wiki-Projekte werden von der Belegschaft nicht selten als Projekt „von oben“ wahrgenommen und müssen auf ganz andere Weise um Akzeptanz ringen, als die freien und unkommerziellen Community-Projekte. So kommt beispielsweise Tim Bartel, der in seiner Diplomarbeit rund 200 Unternehmen zu Wikis befragt hat, zum Ergebnis, dass bei Firmen-Wikis mangelnde Beteiligung und schlechte Strukturierung die größten Schwierigkeiten bereiten. Dagegen spielt Vandalismus in Firmen-Wikis eine zu vernachlässigende Rolle.

Über Workflow-Tools können Mitarbeiter gebeten werden, die Qualität des Beitrags zu überprüfen

Als Open-Source Wikis für Unternehmen und Organisationen kommen vorallem das MediaWiki, TWiki, TikiWiki, MoinMoin, XWiki und Deki Wiki zum Einsatz. Darüberhinaus gibt es mitterweile eine Reihe spezialisierter Dienstleister. Diese verfügen häufig über eigene Wiki-Systeme, die auf die spezifischen Firmenanforderungen zugeschnitten sind.

Confluence: Das aktuell bekannteste Enterprise Wiki stammt von der australischen Firma Atlassian. Die sehr weit entwickelte Software ist für einen Lizenzbeitrag zu haben und bietet dank zahlreicher Erweiterungen zunächst alles, was man von einem Enterprise Wiki erwartet; so zum Beispiel einen WYSIWYG-Editor.

Socialtext: Auch Socialtext liefert eine selbstentwickelte wikibasierte Software für den Einsatz in Unternehmen. Socialtext bietet unter anderem einen Weblog. Als Startseite dient ein Dashboard, auf dem Letzte Änderungen, Benutzerseite, Beobachtungsliste, persönliche Notizen und „Gruppen“ zusammengebracht werden.

Traction TeamPage: Eine von Traction Software programmierte Hypertext Plattform, konzipiert als „information sharing system“, das sich am Stil von Wikis und Blogs orientiert.

near-time: Dieser wikibasierte Hosting-Service ist einer klassischen Groupware am ähnlichsten. Blog, Kalender und Taskmanager werden von near-time integriert.

HalloWiki Sunrise: Mit vielen Erweiterungen macht die Hallo Welt! - Medienwerkstatt das MediaWiki, die Software der Wikipedia, zu einem leistungsstarken Enterprise Wiki.

Entscheidend für die Einführung einer neuen Software sollten immer die Bedürfnisse der Nutzer sein. Gruppenprozesse gibt es nur dann, wenn ein Problem wirklich unter den Nägeln brennt. Das ist bei Wikis nicht anders. Die Lösung muss zum Nutzer passen - nicht umgekehrt.

Zu entscheiden ist dann, ob ein Wiki wirklich die Lösung für das konkrete Problem liefert, welche Wiki-Engine am besten geeignet ist und wie sie ggf. modifiziert werden muss. Schließlich gibt es über 200 Wiki-Engines, die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind. Weniger ist da oft mehr: Eine besonders reichhaltige Ausstattung hat übrigens nichts mit der Akzeptanz des Wikis zu tun. Deshalb gilt: Keep it simple! WYSIWYG-Editoren gehören bei Enterprise-Wikis zum guten Ton, aber erwarten Sie nicht zuviel. Sie sind von der Ausstattung meist sehr einfach und auch gern mal instabil.

Es reicht oft nicht, einfach nur die Wiki-Software bereitzustellen. Die Nutzer sollten mit dem System vertraut gemacht werden und es zusammen mit erfahrenen Moderatorinnen und Moderatoren inhaltlich entwickeln. Es ist schon einen Gedanken wert, ob die Kosten für eine Softwarelizenz nicht besser in den Aufbau einer aktiven Community investiert sind. Hier ist aber zu beachten, dass gegenwärtig viele Berater auf dem Markt erscheinen, denen die Wiki-Philosophie völlig fremd ist und die alten Wein in neuen „Web 2.0“-Schläuchen verkaufen möchten. Sicher gibt es nicht „den“ richtigen Weg zu einem erfolgreichen Wiki-Projekt. Aber es lohnt sich zu prüfen, ob ein Anbieter schon Community-Erfahrung und Kenntnisse mit Gruppenprozessen hat oder sich erst seit kurzem als „Wiki-Experte“ produziert. Idealerweise kann der Anbieter Technik und Community Building verbinden.

Dem Einsatz einer Wiki-basierten Knowledgebase sollten auch Überlegungen über die langfristige Nutzung vorausgehen. Die tollste Software wird zum betriebswirtschaftlichen Alptraum, wenn Daten umständlich in ein anderes System migriert werden müssen. Daher ist ein Kriterium für eine Wiki-Software ihre langfristige Verfügbarkeit. Ebenso ist es wünschenswert, dass die Software auch dann noch mit Updates und Upgrades versorgt werden kann, wenn der konkrete Anbieter nicht mehr auf dem Markt sein sollte. Da spricht vieles für eine Open-Source-Standardsoftware. Aber die Standards für Enterprise Wikis entwickeln sich gerade erst.

Eine beliebte Variante, um ein Wiki-System zu testen und schnell einzusetzen ist das Hosting. Hier bietet sich nicht zuletzt für den Mittelstand eine Alternative zu angepassten In-House-Lösungen, weil Kosten für die Maintenance externalisiert werden. Und man bleibt flexibel. So ist es denkbar, mit einer Hosting-Lösung zu beginnen und das Wiki später über eine Appliance in das eigene Intranet zu übertragen.

• Anja Ebersbach, Markus Glaser, Richard Heigl und Alexander Warta (2007): Wiki. Kooperation im Web, zweite vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage, Heidelberg, Berlin: Springer. English translation: Wiki. Web Collaboration. Translated by Andrea Adelung.
• Wolfgang Sommergut (2007): Enterprise-Wikis erlauben zwanglose Teamarbeit, Computerwoche vom 14. 5. 2007
• Anja Ebersbach, Markus Glaser und Richard Heigl (2007): Gemeinsam weben. Erfolgreich Wikis einführen, in: c't 9/2007, 168ff.
• Christoph Lange (2006): Wikis und Blogs. Planen. Einrichten. Verwalten, Böblingen: C&L Computerverlag.
• Don Tapscott, Anthony D. Williams: Wikinomics. How Mass Collaboration changes everything, Kapitel 9 kostenlos als PDF.

— Autor: Richard Heigl 01.12.2007, 20:28