Zusammenarbeit

Eine der Kernfunktionen von SharePoint ist die Zusammenarbeit in Teams, sei es unternehmensintern oder über Organisationsgrenzen hinweg. Die Funktionen für die Zusammenarbeit werden mit den kostenlosen Windows SharePoint Services ausgeliefert und vom Office SharePoint Server erweitert. Die Windows SharePoint Services stellen im Vergleich zu seinem Vorgänger (WSS v2) zahlreiche Funktionen bereit, die die Teamsarbeit verbessern. Zu den Neuerungen gehören optimierte Dokumentenbibliotheken und Listen, eine vereinfachte Benutzeroberfläche, erweiterte Versionierungsfunktionen, Office-Integration, Workflows, sowie Blogs und Wikis.

Informationen einer SharePoint-Website werden in sogenannten Listen gespeichert. Eine Liste muss man sich als eine Art Datenbanktabelle vorstellen, die verschiedene Spalten enthalten kann und ihre Informationen über individuelle Ansichten aufbereitet. Eine Ansicht ist eine vorkonfigurierte Sicht auf die Informationen einer Liste, die beliebig sortiert, gefiltert oder gruppiert werden kann. Die Windows SharePoint Services liefern eine Reihe von Standardlisten für die Zusammenarbeit. Zu den wichtigsten Listen gehören Aufgaben, Kalender, Probleme, Diskussionsrunden und Projektaufgaben.

SharePoint liefert zahlreiche Listenvorlagen für die Zusammenarbeit

Die Dokumentenbibliothek ist ein speziellen Listentyp, die es ermöglicht ein beliebiges Dokument in einer Liste abzuspeichern. Die Dokumentenbibliothek bildet in vielen SharePoint-Umgebungen das Herzstück und stellt mehr als nur ein Datenspeicher bereit. Sie ist in der Lage, Dokumente aus- und einzuchecken, verschiedene Versionen zu verwalten, Workflows und Genehmigungsprozesse abzubilden oder seine Daten über standardisierte Schnittstellen für den Client-seiteigen Zugriff anzubieten.

Eine interessante neue Funktion in SharePoint sind Inhaltstypen. Sie liefern die Möglichkeit Metadaten (auch: Spalten) zentral zu verwalten und bereitzustellen. Inhaltstypen sind hierarchisch aufgebaut und können für alle Listentypen angewandt werden. Darüber hinaus können Dokumentenvorlagen, Workflows, Event Handler oder benutzerdefinierte Formulare an einen Inhaltstyp gekoppelt werden. Im praktischen Einsatz könnte man sich vorstellen, dass ein Inhaltstyp eine Standarddokumentenbibliothek definiert, die aus den Spalten Dokumentenkategorie und Abteilung, sowie einer organisationsweiten Wordvorlage besteht. Besonders in dem Bereich Content-Management spielen Inhaltstypen eine wichtige Rolle.

Auch Blogs und Wikis lassen sich sehr einfach mit SharePoint umsetzen. Die Blog-Vorlage liefert Basisfunktionen, wie die Erstellung von Artikeln oder Kommentaren. Wem das nicht ausreicht kann seinen Blog gerne um zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel Tag-Clouds oder Bewertungen versehen. Mit dem Wiki-Baustein lassen sich einfache Web-Seiten mit Texten, Bilder oder Tabellen intuitiv aufbauen.

Die Abbildung von Business-Prozessen war in der Vorgängerversion von SharePoint 2007 nur mit einem hohen Entwicklungsaufwand oder auch gar nicht zu erreichen. Einzig in Dokumentenbibliotheken war es möglich, eine Art „Miniworkflow“ über einen selbstprogrammierten Event Handler zu implementieren. Die Windows SharePoint Services und der Office SharePoint Server 2007 integrieren eine leistungsfähige Workflow-Engine, die es erlaubt, einfache oder komplexe Workflows zu realisieren. SharePoint implementiert keine eigene Workflowkomponente, sondern macht sich die Windows Workflow Foundation (WF) zunutze, eine von drei Kernkomponenten des .NET Framework 3.0.

Workflows können über den SharePoint Designer 2007 oder Visual Studio 2005 bzw. Visual Studio 2008 erstellt werden. Der SharePoint Designer stellt über eine Assistenten-ähnliche Oberfläche Anwendern ohne technisches Hintergrundwissen die Möglichkeit bereit, Workflows zu implementieren. Ein Workflow besteht aus einer Zusammenstellung von Aktivitäten und Bedingungen. Der SharePoint Designer stellt eine Reihe von Standardaktivitäten bereit, die bei der Ausführung des Assistenten ausgewählt werden können.

SharePoint liefert eine Reihe von Standardaktivitäten für den SharePoint Designer Wem das nicht genügt, kann über Visual Studio benutzerdefinierte Aktivitäten programmieren.

Hinweis: Auf Codeplex werden zahlreiche Beispiele für benutzerdefinierte Aktivitäten inklusive Quellecode zum kostenlosen Download angeboten. Zudem habe ich ein Beispiel für eine benutzerdefinierte E-Mail-Aktivität auf meinem Blog veröffentlicht.

Über den SharePoint Designer erstellte Workflows werden direkt an eine Liste oder Dokumentenbibliothek gekoppelt. Anders verhalten sich Visual Studio-Workflows. Sie werden als Vorlage bereitgestellt, die über die Websiteoberfläche bequem für eine Liste oder Bibliothek aktiviert werden können. Der Office SharePoint Server liefert fünf Standardvorlagen:

• Genehmigung: Verwaltet den Genehmigungsstatus eines Listeneintrags oder Dokuments.
• Feedback sammeln: Leitet ein Dokument zu Ãœberarbeitung weiter und fordert Feedback ein.
• Dispositionsgenehmigung: Kontrolliert den Zustand von abgelaufenen Dokumenten.
• Signatur sammeln: Fordert eine Signatur (keine digitale Signatur) für ein Dokument an.
• Drei Status: Ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen in einer Liste.

Eine SharePoint Webseite speichert die Historie von Workflow-Aktivitäten die für einen definierten Zeitraum vorgehalten werden. Der SharePoint-Server erweitert die Workflow-Fähigkeit um die Möglichkeit, sich benutzerdefinierte Berichte in Form von Excel-Auswertungen erstellen zu lassen.

Das Universal-Tool für den Client-seitigen Zugriff auf SharePoint-Inhalte ist Outlook 2007. Die Software liefert eine angepasste Oberfläche für die persönliche oder gemeinsame Arbeit mit SharePoint-Inhalten. Outlook erlaubt es, zentral auf unterschiedliche Datenquellen sowohl lesend als auch schreibend zuzugreifen. Dazu gehören Kalender, Aufgaben, Kontakte, Diskussionen oder auch Dokumentenbibliotheken. Diese Listen können direkt über die Weboberfläche einer SharePoint Website mit Outlook synchronisiert werden.

Dokumentenbibliotheken können mit Outlook 2007 offline mitgenommen werden.

Mit Outlook verbundene SharePoint-Listen werden bidirektional synchronisiert. So können zum Beispiel Aufgaben direkt in Outlook erstellt werden, die sich danach automatisch in der SharePoint-Liste speichern lassen. Das Ganze funktioniert übrigens auch offline. Je nach Listentyp stellt Outlook eine spezifische Benutzeroberfläche bereit. Aufgaben oder Kalenderlisten erscheinen in bekannten Designs. Dokumente werden als Anhänge dargestellt.

Hinweis: Neben Outlook gibt es noch weitere Anwendungen, die den clientseiteigen Zugriff auf eine SharePoint Website ermöglichen. Eine ausführliche Liste der Anwendungen ist auf dem SharePointCommunity Wiki zu finden.